O processo de digitalização de documentos nas empresas gerou a necessidade por novos recursos que atendessem a demanda do novo fluxo de trabalho. Os investimentos com computadores, internet de alta velocidade entre outros equipamentos, passou a ser prioridade na estruturação de escritórios e salas corporativas.
Em conjunto, surgiu também a necessidade pela gestão de suprimentos destes novos equipamentos de trabalho, abrindo espaço para contratação de novos serviços para prestar suporte a estes documentos digitalizados. Desta forma, entra em questão a necessidade por uma impressora para escritório, que será responsável por todo controle de documentos, geração de relatórios e outros itens importantes da operação da empresa.
Se antes, a ideia de comprar uma impressora era a mais indicada para as empresas, hoje a grande solução está no serviço de outsourcing de impressão (locação de impressora), já que este modelo de gestão é capaz de suprir todo o fluxo da empresa, sem paralisar ou interromper sua operação por problemas de funcionamento.
Aluguel de impressora é a melhor opção para escritórios de pequeno ou médio porte
Uma das principais razões para o outsourcing ter conquistado um espaço tão importante dentro do mercado, tem a ver com a utilização indevida de impressoras: pela falta de conhecimento com o equipamento, muitas empresas acabam adquirindo modelos incompatíveis com suas operações, sobrecarregando sua atividade com volumes superiores a suas especificações técnicas.
Com o serviço de locação de impressora, a empresa passa a ter um suporte contínuo por parte da assistência, que além de manter reposição de toner e outros suprimentos, também garante equipamentos modernizados e personalizados de acordo com as necessidades da equipe.
Os benefícios de ter a assistência técnica profissional sempre à disposição, são muitos e vão desde a impressão (o que é fundamental para documentos confidenciais, fotos e contratos), controle e gerenciamento de cópia por usuário até a redução de custos (com manutenção, suprimentos etc.).
Como escolher a impressora ideal para um escritório de pequeno ou médio porte?
Para responder à pergunta principal, o interessante é colocar na ponta do lápis, algumas outras questões que vão indicar a grande resposta:
QUAIS AS NECESSIDADES DA SUA EQUIPE?
O primeiro ponto e o mais crucial para o questionamento. Levando em consideração o segmento de atuação do seu escritório, é preciso considerar a forma como sua equipe vai contar com a impressora na operação. Para empresas que utilizem somente impressões com textos e documentos fiscais, o interessante é procurar por modelos com 600×600 dpi de resolução (configuração indicada para impressões e digitalizações). Já no caso de também trabalhar com imagens, 1200×1200 dpi é uma opção recomendada (lembrando também que a escolha por um modelo monocromático ou colorido, deve ser discutido).
QUAL O VOLUME DE IMPRESSÃO?
Atrelado a necessidade operacional, entra em pauta o volume de impressão que você projeta para o modelo. Esta informação é também primordial, pois uma escolha equivocada nesse sentido pode acabar gerando grandes custos de manutenção com o equipamento. A dica ideal é fazer as contas sobre o volume mensal de impressão que o seu escritório consome e procurar impressoras com ciclos de impressão maiores para o período.
QUAIS OS TIPOS DE PAPEL O SEU ESCRITÓRIO NECESSITA NA OPERAÇÃO?
Pode parecer uma pergunta um tanto quanto incomum, mas a verdade é que você pode ter muitos problemas se usar tipos de papel que não são compatíveis com o seu modelo de impressora. No geral, os escritórios estão mais acostumados a utilizarem papéis A3 e A4, mas ocasionalmente necessitam de uma demanda de papel especial para atividades em papel cartão e material fotográfico. Para não ser surpreendido com algum problema de mal funcionamento, leve essa informação em consideração.
ALÉM DA IMPRESSÃO, SUA OPERAÇÃO NECESSITA DE UM EQUIPAMENTO COM FUNCIONALIDADES ADICIONAIS?
Para finalmente escolher o modelo de impressora para o seu escritório, procure também listar outras funções que você necessita que o equipamento precisaria fazer para suprir a sua empresa. O mais comum é acabar optando por uma impressora multifuncional, já que nela você poderá usufruir da função de copiadora (para realizar xerox), scanner (digitalização de documentos) e ainda fax (que permite a transferência remota de um arquivo através de rede).
Para operações menores, onde não há um grande fluxo de pessoas, uma impressora simples ou copiadora, pode resolver o seu problema.
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